Sechs Tipps und Tricks: Wie Sie Ihr Wissensmanagement erfolgreich aufbauen

Die Technik ist nicht alles: Ein erfolgreiches Wissensmanagement braucht vor allem auch die richtigen Methoden. In diesem Blog Post zeigen wir Ihnen die wichtigsten sechs Tipps und Tricks für Ihr Wissensmanagement, mit denen Ihre Mitarbeiter Informationen schnell finden und das Wissen wächst und gedeiht.

Ein professionelles Wissensmanagement ist heutzutage eine zentrale Größe für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Denn sonst droht uns die Informationsflut zu überholen. Denn Wissen wächst jede Minute mit der Produktvielfalt, mit den Menschen, mit neuen Erkenntnissen. Dass das Management dieses Wissens in vielen Unternehmen dringend der Professionalisierung bedarf, zeigt eine Umfrage der Association for Information and Image Management (AIIM) und Accenture:

  • 47 Prozent der Mitarbeiter vertrauen vorliegenden Informationen nicht.
  • 42 Prozent der Führungskräfte nutzen mindestens einmal pro Woche falsche beziehungsweise überholte Informationen.
  • 59 Prozent der Mitarbeiter verfügen nicht über die Informationen, die sie dringend benötigen würden.
  • Nur 37 Prozent der CIOs glauben, genügend und aktuelle Informationen zu besitzen, um den Betrieb zu leiten.

Dies zeigt, es ist wichtig, das Know-how aus den Köpfen einzelner Mitarbeiter oder File-Systeme zusammenzuführen, zu aktualisieren und nutzbar zu machen. Sonst leidet die Wettbewerbsfähigkeit.

Durch die richtige Methode wird Wissen zum Wettbewerbsvorteil

Sie können keinen Mitarbeiter zwingen, sein Wissen weiterzugeben. Folglich geht es darum, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen, die jeden Mitarbeiter zum Wissensmanagement motiviert. Sechs Faktoren sind entscheidend.

  1. Schaffen Sie Freiräume für die Mitarbeiter, die ihnen Zeit geben, wertvolles Wissen auch im Alltag erfassen zu können. Machen Sie den Mitarbeitern den Mehrwert deutlich, den jeder vom Wissensmanagement hat. Dann sollten die meisten Mitarbeiter freiwillig motiviert sein. Ebenso wie bestehende CRM-Daten bedarf auch Wissen einer regelmäßigen Pflege. Um die Relevanz der Wissenspflege bei Ihren Mitarbeitern zu verinnerlichen, sollte diese mit in die Zielvereinbarung für die jeweiligen Abteilungen aufgenommen werden.
  2. Stellen Sie eine Technologie bereit, die einfach und übersichtlich zu bedienen ist, ohne große Schulung auskommt und am besten über den Browser funktioniert. Jeder berechtigte Mitarbeiter kann damit überall leicht Wissen einstellen und abrufen – am besten über alle Geräteklassen hinweg, vom PC bis zum Smartphone. Einfachheit ist entscheidend für den Erfolg des Wissensmanagements. Die Qualität des erfassten Wissens kann jedoch durch Freigabeprozesse abgesichert werden.
  3. Definieren Sie Verantwortlichkeiten klar und deutlich. Beispielsweise ordnen Sie bestimmte Dokumente einem Verantwortlichen zu, der über Änderungen automatisch informiert wird und Hinweise zu nötigen Updates erhält, wenn die Gültigkeit eines Dokuments abläuft. So bleiben Informationen aktuell.
  4. Strukturieren und klassifizieren Sie das erfasste Wissen. Artikel, Projekte, Vorträge, Know-how-Dokumente, Präsentationen und Personen lassen sich so leichter zu relevanten Informationsclustern zusammenstellen. Dazu können die Anwender den Informationen definierte Schlagworte zuordnen oder ein Redakteur klassifiziert das Wissen. Das ist von der Arbeitsweise Ihres Unternehmens abhängig.
  5. Eine intelligente Suchfunktion mit „Drill-Down-Search, die mit der Klassifizierung arbeitet, ist extreme wichtig. Wenn sich die Suche über die Schlagworte nach und nach eingrenzen lässt, erhält der Anwender letztlich Übersichtlichkeit und Relevanz und kommt so schneller an den Inhalt, den er sucht.
  6. Suchen Sie nach einer Management-Software, die individuelle Einstellungen verfügbar machen kann. So sollte die Applikation ermöglichen, Kontakte mit Spezialwissen zu hinterlegen, Reports über oft verwendete und wichtige Inhalte abrufbar machen oder am häufigsten genutzte Artikel als Favorit kennzeichnen können. Auch die individuelle Kollaboration zwischen Nutzer und Redakteur sollte mit dem Tool möglich sein.

Persönlichen Mehrwert erkennen

Freiräume, klare Verantwortlichkeiten, genau klassifiziertes Wissen, eine intelligente Suche und individuelle Anpassungsmöglichkeiten stärken die Akzeptanz Ihres Wissensmanagements. Doch es ist oft zu beobachten, dass Mitarbeiter Angst vor der neuen Transparenz haben. In diesem Fall sollten Sie den Mitarbeitern den Mehrwert aufzeigen, den diese ganz persönlich von einem Wissensmanagement mit Methode haben. Erkennen die Teams den Mehrwert, teilen sie ihr Wissen bereitwilliger. Welche Technologie Sie für Ihr Wissensmanagement einsetzen sollten, hängt von der Unternehmensstruktur und der Art der Wissensverarbeitung ab.

Das Webinar zum Thema im Rahmen der 7. Customer Experience Week:

Dienstag den 24.10.2017, 11:00 – 11:30 Uhr

Helden helfen Kunden (Zur Aufzeichnung des Webinars)

 

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Joel Eiglmeier

Joel Eiglmeier

… ist als Business Development Manager und Spezialist für integrierte Wissensmanagementlösungen bei der SABIO GmbH in Hamburg. Der studierte Soziologe gehört seit 5 Jahren zum Team von SABIO und hat zuvor in der PR-Branche die Kommunikation verschiedener Unternehmen im Gesundheitswesen betreut. Als Teil der Generation Y weiß er um die Wichtigkeit von Hashtags nicht nur zur #Selbstdarstellung, sondern auch für gelungenen #Kundenservice und bezeichnet sich selber als „Stresstest“ für jedes Contact Center.

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